Teilnehmerverwaltung
Sie sehen in der Detailansicht im Reiter »Buchungen« eine Übersicht aller Teilnehmer Ihres Events. Dazu zählt auch der Bezahl- oder Stornierungsstatus des jeweiligen Teilnehmers. Außerdem stehen Ihnen die gewohnten Filter- und Sortiermöglichkeiten für die Teilnehmerübersicht zur Verfügung.
- Klicken Sie einfach auf einen Teilnehmereintrag, erhalten Sie weitere Informationen.
Sie können in dieser Ansicht die Details zu den einzelnen Teilnehmern einsehen - z.B. das Buchungs- und Zahlungsdatum, die gebuchte Ticketart und Ticketnummer.
Ihnen stehen mehrere Optionen zur Verfügung. Sie können z.B. den jeweiligen Teilnehmer via hinterlegter Telefonnummer oder E-Mail-Adresse kontaktieren.
Bei Problemen mit dem gebuchten Ticket, können Sie dem Teilnehmer das »Ticket erneut senden«.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche »Mehr«.
Sie erhalten weitere Möglichkeiten der Teilnehmerverwaltung. So können Sie hier den Teilnehmer bearbeiten, seinen Status ändern, bei Rechnungsbuchungen den Zahlungsstatus ändern, seine Buchung stornieren oder löschen.
Dieselben Befehle erreichen Sie auch ohne Schnellansicht über das »...«-Symbol am Ende jeder Zeile.
Markieren Sie mehrere Teilnehmer über die Kontrollkästchen, erscheint unten das Action Panel. Darüber senden Sie den markierten Teilnehmern zum Beispiel eine E-Mail, senden Tickets erneut, exportieren die Teilnehmer oder ändern den Zahlungsstatus.
Manuell hinzugefügte Rechnungsbuchungen
Fügen Sie einen Teilnehmer bei einem Event mit Zahlung auf Rechnung manuell hinzu, steht er zunächst auf dem Teilnehmerstatus »Vorgemerkt« und dem Zahlungsstatus »Abrechnung erforderlich«.
Teilnehmer- und Zahlungsstatus im Fall von Überweisungen
Sollte ein Teilnehmer die Zahlung per Überweisung nutzen, um ein kostenpflichtiges Ticket zu buchen, dann wird der Teilnehmerstatus auf »Vorgemerkt« und der Zahlungsstatus auf »Wartend« gesetzt. Sobald die Zahlung erfolgt ist, wird der Teilnehmerstatus auf »Angemeldet« und der Zahlungsstatus auf »Bezahlt« geändert.
Den Zahlungsstatus ändern
Bei Buchungen mit Zahlung auf Rechnung pflegen Sie den Zahlungsstatus selbst, zum Beispiel sobald Sie die Rechnung gestellt haben oder die Zahlung eingegangen ist. Bei Online-Zahlungen setzt cobra Event den Zahlungsstatus automatisch.
Für einen Teilnehmer
- Klicken Sie in der Zeile des Teilnehmers auf das »...«-Symbol.
- Zeigen Sie auf »Zahlungsstatus ändern« und wählen Sie den neuen Zahlungsstatus aus. Der aktuelle Status ist mit einem Häkchen markiert.
Setzen Sie den Status auf »Abrechnung gestellt«, werden Sie nach der Rechnungsnummer gefragt. Setzen Sie den Status auf »Bezahlt«, erhält der Teilnehmer sein Ticket per E-Mail (siehe Ticketversand nach Zahlungseingang).
Für mehrere Teilnehmer gleichzeitig
Haben Sie zum Beispiel für mehrere Teilnehmer einen Zahlungseingang erhalten, ändern Sie den Zahlungsstatus in einem Schritt.
- Markieren Sie die Teilnehmer im Reiter »Buchungen« über die Kontrollkästchen.
- Klicken Sie im Action Panel auf das Kreditkarten-Symbol »Zahlungsstatus ändern«.
- Wählen Sie den neuen Zahlungsstatus aus.
Haben alle markierten Teilnehmer denselben Zahlungsstatus, ist dieser in der Auswahl markiert. Der neue Status gilt für alle markierten Teilnehmer. Eine Meldung bestätigt Ihnen, für wie viele Teilnehmer der Zahlungsstatus geändert wurde.
Beachten Sie
- Die Schaltfläche »Zahlungsstatus ändern« ist nur aktiv, wenn Sie ausschließlich Rechnungsbuchungen markiert haben. Kostenlose Tickets und Online-Zahlungen können Sie nicht gemeinsam ändern.
- Stornierte und aktive Buchungen können Sie nicht gemeinsam ändern. Markieren Sie diese getrennt.
- Bei der gemeinsamen Änderung auf »Abrechnung gestellt« werden Sie nicht nach einer Rechnungsnummer gefragt. Die Rechnungsnummer bleibt leer. Benötigen Sie die Rechnungsnummer am Teilnehmer, ändern Sie den Status einzeln.
- Sie benötigen die Berechtigung, Teilnehmer zu bearbeiten.
Zahlungsstatus im Überblick
Welche Zahlungsstatus Sie auswählen können, hängt davon ab, ob die Buchung aktiv oder storniert ist.
| Buchung | Zahlungsstatus | Bedeutung |
|---|---|---|
| Aktive Rechnungsbuchung | »Abrechnung erforderlich« | Die Rechnung für den Teilnehmer ist noch zu erstellen. |
| Aktive Rechnungsbuchung | »Abrechnung gestellt« | Sie haben die Rechnung gestellt, die Zahlung steht noch aus. |
| Aktive Rechnungsbuchung | »Bezahlt« | Die Zahlung ist eingegangen. Der Teilnehmer erhält sein Ticket. |
| Aktive Rechnungsbuchung | »Problem« | Bei der Zahlung gibt es ein Problem, das Sie klären müssen. |
| Stornierte Buchung | »Erstattung erforderlich« | Der Teilnehmer hat Anspruch auf eine Erstattung, die noch aussteht. |
| Stornierte Buchung | »Erstattet« | Sie haben den Betrag vollständig erstattet. |
| Stornierte Buchung | »Teilweise erstattet« | Sie haben einen Teil des Betrags erstattet, zum Beispiel gemäß Ihren Stornobedingungen. |
Bei Online-Zahlungen sehen Sie außerdem Status wie »Wartend«, »In Bearbeitung«, »Abgebrochen« oder »Fehlgeschlagen«. Diese setzt der Zahlungsanbieter, Sie können sie nicht selbst ändern.