Events und Teilnehmer verwalten
Einladungsliste erstellen und Einladungen versenden
Im Reiter »Einladungen« Ihres Events pflegen Sie die Einladungsliste: alle Personen, die eine persönliche Einladung zu Ihrer Veranstaltung erhalten sollen. Sie befüllen die Liste, prüfen sie und entscheiden anschließend, auf welchem Weg Sie die Einladungen versenden möchten.
Das Hinzufügen von Personen und der Versand der Einladungen sind zwei getrennte Schritte: Beim Hinzufügen zur Einladungsliste wird noch keine E-Mail verschickt.
Das erledigen Sie im Reiter »Einladungen«
- Sie übernehmen Personen direkt aus einer Liste Ihres cobra CRM – ohne Export und Import.
- Sie laden eine Empfängerliste aus einem anderen System im »CSV«-Format hoch.
- Sie ergänzen jederzeit weitere Personen – einzeln oder als weitere Liste.
- Sie verfassen und versenden die Einladungen direkt aus cobra Event.
- Oder Sie exportieren die Einladungsliste und versenden aus Ihrem eigenen System.
Die Einladungsliste zusammenstellen
- Klicken Sie in der Detailansicht Ihres Events auf den Reiter »Einladungen«.
Solange die Einladungsliste leer ist, können Sie sie direkt im Reiter zusammenstellen, ohne einen Dialog zu öffnen. Ist die Einladungsliste bereits befüllt, erreichen Sie dieselben Angaben über das »...«-Symbol.
- Wählen Sie das relevante Event Portal aus.
- Ergänzen Sie die Einladung bei Bedarf um ein Ticket der gewünschten Kategorie für Ihr Event.
- Entscheiden Sie, ob die Einladung direkt zu Ihrem Buchungsformular führen soll.
Beachten Sie
Gibt es nur ein Event Portal oder nur eine Ticketkategorie, ist diese bereits vorausgewählt.
Die Option »Die Einladung führt direkt zum Buchungsformular« steht Ihnen erst zur Verfügung, wenn Sie ein Ticket ausgewählt haben.
Soll die Einladung direkt zum Buchungsformular führen?
Wählen Sie diese Option, ändert sich der Einladungslink, den der Teilnehmer oder die Teilnehmer erhalten.
- Aktivieren Sie die Option, wird der Eingeladene direkt zum Buchungsformular Ihres Events geleitet.
- Deaktivieren Sie die Option, wird der Eingeladene auf Ihr Event Portal geleitet.
Im nächsten Schritt entscheiden Sie, woher die Personen kommen sollen: aus einer Liste Ihres cobra CRM oder aus einer »CSV«-Datei.
Personen aus einer cobra CRM-Liste hinzufügen
Beachten Sie
Diese Funktion setzt cobra CRM voraus. Wenn Ihnen die Lizenz oder das Recht fehlt, Listen zu lesen bzw. Teilnehmer zu bearbeiten, ist die Funktion deaktiviert. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator.
Ohne cobra CRM steht Ihnen im Reiter »Einladungen« direkt der Upload einer »CSV«-Datei zur Verfügung.
Sie können die Personen einer cobra CRM-Liste mitsamt dem Bezug zur Person in Ihrem cobra CRM direkt in die Einladungsliste Ihrer Veranstaltung übernehmen.
- Ist die Einladungsliste noch leer, aktivieren Sie im Reiter »Einladungen« die Auswahl »Personen aus CRM hinzufügen«.
- Ist die Einladungsliste bereits befüllt, klicken Sie auf das »...«-Symbol und erteilen den Befehl »Personen aus CRM hinzufügen«.
- Wählen Sie unter »Liste« die gewünschte cobra CRM-Liste aus. Sie können die Auswahl durchsuchen und erhalten zu jeder Liste Informationen zum Listentyp und zur Anzahl der enthaltenen Personen.
- Prüfen Sie die Vorschau.
- Klicken Sie auf »Hinzufügen«.
Die Vorschau vor dem Hinzufügen
Sobald Sie eine Liste ausgewählt haben, zeigt Ihnen die Vorschau, was beim Hinzufügen passiert:
- wie viele Personen zur Einladungsliste hinzugefügt werden,
- wie viele Personen bereits auf der Einladungsliste stehen – diese werden übersprungen,
- wie viele Personen wegen fehlender Daten nicht hinzugefügt werden können.
Zu den abgelehnten Personen sehen Sie den Namen und den jeweiligen Grund, zum Beispiel »E-Mail fehlt«. Ohne Nachname und ohne E-Mail-Adresse kann eine Person nicht eingeladen werden.
Ist keine einzige Person hinzufügbar, können Sie nicht auf »Hinzufügen« klicken.
Es wird stets die gesamte Liste übernommen. Personen, die Sie aus der Liste ausgeschlossen haben, werden nicht übernommen. Filter oder Markierungen im Datenblatt der Liste wirken sich auf das Hinzufügen nicht aus.
Eine bereits bestehende Einladung wird niemals verändert, da sie möglicherweise bereits versendet oder sogar schon angenommen wurde. In diesem Fall wird die betreffende Person übersprungen, auch wenn Sie ein anderes Ticket ausgewählt haben.
Eine »CSV«-Datei hochladen
Diesen Weg nutzen Sie, um Daten aus anderen Systemen zu importieren oder cobra Event ohne cobra CRM einzusetzen.
- Ist die Einladungsliste noch leer, aktivieren Sie im Reiter »Einladungen« die Auswahl »Datei hochladen«.
- Ist die Einladungsliste bereits befüllt, klicken Sie auf das »...«-Symbol und erteilen den Befehl »Datei hochladen«.
- Laden Sie Ihre Einladungsliste im »CSV«-Format hoch.
- Klicken Sie auf »Hinzufügen«.
Einladungsliste im »CSV«-Format
Zu Aufbau und Form der Einladungsliste steht Ihnen eine »Musterdatei« zum Herunterladen zur Verfügung.
Die Musterdatei können Sie als Vorlage für Ihre Daten verwenden.
Beachten Sie:
- Löschen Sie die Kopfzeile nicht,
- »Vorname«, »Nachname« und »E-Mail« sind Pflichtfelder.
- Wenn Sie keine Anrede für die Person eingeben, werden die hinterlegten E-Mail-Einstellungen für den Stil der Anrede Ihres Events verwendet.
Setzen Sie cobra CRM Classic ein, können Sie die Einladungsliste bequem aus Ihren Adressen erstellen.
Nach dem Hochladen prüft cobra Event Ihre Datei und zeigt Ihnen den Dateinamen, die Anzahl der gefundenen Personen sowie eine Vorschau der ersten Einträge. Erst danach können Sie die Personen hinzufügen.
Weitere Personen zur Einladungsliste hinzufügen
Sobald Ihre Einladungsliste befüllt ist, erweitern Sie sie über das »...«-Symbol.
- Klicken Sie in der Detailansicht Ihres Events auf den Reiter »Einladungen«.
- Klicken Sie auf das »...«-Symbol.
- Entscheiden Sie unter »Einladungsliste erweitern«, auf welchem Weg Sie Personen ergänzen möchten:
| Befehl | Beschreibung |
|---|---|
| Personen aus CRM hinzufügen | Übernimmt die Personen einer cobra CRM-Liste mit derselben Vorschau wie beim ersten Zusammenstellen der Liste. |
| Datei hochladen | Lädt eine weitere Empfängerliste im »CSV«-Format hoch. |
| Einzelperson einladen | Fügt eine einzelne Person von Hand zur Einladungsliste hinzu. |
Über dasselbe Menü versenden Sie Ihre Einladungen per E-Mail und exportieren die Einladungsliste.
Personen aus dem cobra CRM heraus einladen
Sie müssen nicht in cobra Event beginnen, um Personen einzuladen. Sie können auch aus einer Liste in Ihrem cobra CRM Personen direkt zu einem Event einladen.
- Öffnen Sie die relevante Liste in Ihrem cobra CRM.
- Um die gesamte Liste einzuladen, klicken Sie auf das »...«-Symbol und erteilen den Befehl »Zu Event einladen«.
- Um nur einzelne Personen einzuladen, markieren Sie diese in der Liste und klicken im Action Panel auf »Zu Event einladen«.
- Wählen Sie im Dialog das Event, das Event Portal, bei Bedarf ein Ticket und die Option für das Buchungsformular aus.
- Prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf »Hinzufügen«.
Im Anschluss wechseln Sie automatisch in den Reiter »Einladungen« des gewählten Events und können die Einladungen dort versenden.
Beachten Sie
Zur Auswahl stehen ausschließlich zukünftige, bereits veröffentlichte Events.
Einladung verfassen und versenden
Nach dem Hinzufügen erhalten Sie die Meldung, dass die Personen erfolgreich zur Einladungsliste hinzugefügt wurden. Das Versand-Panel öffnet sich automatisch.
- Wählen Sie den relevanten Verteiler der Einladung aus.
- Verfassen Sie einen geeigneten Betreff und Inhalt Ihrer Einladung.
- Klicken Sie abschließend auf »Versenden«.
Der Verteiler »Zuletzt hinzugefügt«
Der Verteiler »Zuletzt hinzugefügt« ist vorausgewählt und enthält genau die Personen, die Sie gerade hinzugefügt haben. So schreiben Sie niemanden doppelt an.
Dieser Verteiler gilt nur für Ihre aktuelle Sitzung. Melden Sie sich ab oder schließen Sie Ihren Browser, steht er nicht mehr zur Auswahl. Sie erreichen dieselben Personen dann über den Status »Ausstehend« in Verbindung mit dem Datum, an dem die Personen hinzugefügt wurden.
Die eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail, in der sie sich an- oder abmelden können. Über den Anmeldelink gelangen sie direkt zur Buchungsseite Ihrer Veranstaltung oder auf Ihr Event Portal.
Touchpoints in Ihrem cobra CRM
Versenden Sie eine Einladung an eine Person, die Sie aus einer cobra CRM-Liste übernommen haben, wird der Versand automatisch als Touchpoint »Einladung: Name Ihres Events« in der Kontakthistorie dieser Person dokumentiert. Voraussetzung ist, dass Touchpoints in Ihrer Lizenz enthalten sind.
Der Touchpoint entsteht erst mit dem Versand der Einladung, nicht bereits beim Hinzufügen zur Einladungsliste.
Für Personen aus einer »CSV«-Datei ist das nicht möglich, da zu diesen Personen keine Verknüpfung zu einem Datensatz in Ihrem cobra CRM besteht.
Einladungen über ein anderes System versenden
Sie versenden Ihre Mailings über ein eigenes Newsletter- oder Marketing-Tool? Dann exportieren Sie die Einladungsliste und versenden die Einladungen von dort aus.
- Klicken Sie in der Detailansicht Ihres Events auf den Reiter »Einladungen«.
- Klicken Sie auf das »...«-Symbol.
- Erteilen Sie den Befehl »Exportieren«.
Die Exportdatei enthält zu jeder Person sowohl den persönlichen Einladungslink als auch den persönlichen Absage-Link.
Beachten Sie
Übernehmen Sie beide Links in Ihr Mailing. Nur so können sich die eingeladenen Personen über Ihre E-Mail an- oder abmelden.
Die An- und Abmeldungen laufen unabhängig vom Versandweg in cobra Event zusammen. Die Buchungen erscheinen in Ihrer Teilnehmerverwaltung, den Stand Ihrer Einladungen behalten Sie im Reiter »Einladungen« im Blick.
Die Einladungsliste im Blick behalten
Im Reiter »Einladungen« sehen Sie zu jeder Person den »Einladungsstatus«, das »Ticket«, ihren persönlichen »Einladungslink« sowie unter »Einladung verschickt«, wann die Einladung versendet wurde. Die Spalte »Person importiert« zeigt Ihnen, wann und von wem die Person zur Einladungsliste hinzugefügt wurde.
Beachten Sie
Beim Hinzufügen werden bereits eingeladene Personen automatisch übersprungen, sodass keine doppelten Einladungen entstehen. cobra Event erkennt sie an der Person aus Ihrem cobra CRM, andernfalls an der Kombination aus Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse.
Eine Einladung ist noch keine Buchung: Erst wenn sich eine Person über ihren Einladungslink anmeldet, erscheint sie in Ihrer Teilnehmerverwaltung.
Einladungsliste im »CSV«-Format mit cobra CRM Classic erstellen
Beachten Sie
Diese Funktion steht Ihnen ab cobra CRM PLUS zur Verfügung.
Wenn Sie cobra CRM Cloud einsetzen, benötigen Sie diesen Weg nicht. Dort übernehmen Sie die Personen direkt aus einer Liste, ohne dass ein Export und Import erforderlich ist.
Sie können die relevanten Adressen aus Ihrem cobra CRM einfach und schnell als Einladungsliste im »CSV«-Format erstellen und zu cobra Event importieren.
- Recherchieren Sie die relevanten Adressen.
- Erteilen Sie den Befehl »Daten: Datenaustausch: Event Einladungen«.
- Wählen Sie die relevanten Datensätze aus.
- Klicken Sie abschließend auf »Exportieren«.
- Vergeben Sie einen passenden Namen für die Datei und klicken Sie auf »Speichern«.