Teilnehmer verwalten und Stornos durchführen

Herzlich Willkommen zum Onboarding von cobra Event.

Heute geht es um die Teilnehmerverwaltung Ihres Events.

• Wechseln Sie in die Rubrik »Events: Übersicht«.

Sie sehen hier all Ihre Events aufgelistet.

Detail-Ansicht

• Klicken Sie auf das »Lupen«-Symbol oder die Schaltfläche »Details«, um in die »Detail-Ansicht« Ihres Events zu gelangen.

In der Detailansicht sehen Sie die wichtigen Daten Ihres Events:

• den Buchungsverlauf,
• inhaltliche Eckdaten,
• die Kernpunkte zur Veröffentlichung,
• die Aufgaben und
• die Teilnehmerliste.

Außerdem können Sie hier Aufgaben zu Ihrem Event verfassen.

Teilnehmerverwaltung

• Scrollen Sie auf der Seite herunter zum Abschnitt »Teilnehmer«.

Sie sehen hier eine Übersicht aller Teilnehmer Ihres Events. Dazu zählt auch der Bezahl- oder Stornierungsstatus des jeweiligen Teilnehmers. Außerdem stehen Ihnen die gewohnten Filter- und Sortiermöglichkeiten für die Teilnehmerübersicht zur Verfügung.

• Klicken Sie einfach auf einen Teilnehmereintrag, erhalten Sie weitere Informationen.

Sie können in dieser Ansicht die Details zu den einzelnen Teilnehmern einsehen: z.B. das Buchungs- und Zahlungsdatum, die gebuchte Ticketart und Ticketnummer.

Ihnen stehen mehrere Optionen zur Verfügung. Sie können bspw. den jeweiligen Teilnehmer via hinterlegter Telefonnummer oder E-Mail-Adresse kontaktieren.

Bei Problemen mit dem gebuchten Ticket, können Sie dem Teilnehmer das »Ticket erneut senden«.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche »Mehr«.

Sie erhalten weitere Möglichkeiten der Teilnehmerverwaltung. So können Sie hier bspw. dem Teilnehmer eine »Rechnung senden«, seinen Status der Teilnahme ändern oder seine Teilnahme stornieren.

Stornierung eines Teilnehmers

In unserem Beispiel stornieren wir den aktuell ausgewählten Teilnehmer.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche »Mehr«.
• Wählen Sie die Option »Stornieren« aus.
• Entscheiden Sie sich für eine relevante Stornobedingung gemäß Ihrer Richtlinien.
• Klicken Sie abschließend auf »Stornierung bestätigen«.

Sie haben erfolgreich die Buchung des Teilnehmers storniert.

Ebenso verhält es sich im Falle der Buchung, wenn Sie die Zahlung auf Rechnung für Ihr Event erlauben.

Zahlungsstatus eines Teilnehmers im Fall Zahlung auf Rechnung pflegen

In unserem Beispiel sehen wir Teilnehmer die via Zahlung auf Rechnung unser Event gebucht haben. Deren Status steht auf »Vorgemerkt«. Ihr hinterlegter Ansprechpartner für die Rechnungsverwaltung hat die Information der Buchung des Teilnehmers erhalten.

• Klicken Sie auf den relevanten Teilnehmer und rufen Sie die Option »Zahlungsstatus ändern« auf.

Der Status des Teilnehmers steht auf »Abrechnung erforderlich«. Ihr zuständiger Ansprechpartner muss dem Teilnehmer eine Rechnung zukommen lassen. Hiernach können Sie den Bezahlvorgang nachhalten, indem Sie den Status auf »Abrechnung gestellt« ändern.

• Tragen Sie die relevante Rechnungsnummer ein und vermerken Sie ggf. ob die Rechnung bereits bezahlt wurde.
• Klicken Sie abschließend auf »Anwenden«.

Ist der Zahlungseingang erfolgt, stellen Sie den Status des Teilnehmers auf »Bezahlt«. Sobald Sie den Zahlungsstatus auf »Bezahlt« setzen, wird dem Teilnehmer eine E-Mail mit seinem Ticket zugesandt.

Wir haben eine ersten Überblick über die Teilnehmerverwaltung erhalten und können Teilnehmer einfach verwalten, Tickets stornieren und Bezahlvorgänge nachhalten.