Ein Event anlegen

Herzlich Willkommen zum Onboarding von cobra Event.

Heute legen wir ein neues Event an.

• Wählen Sie die Rubrik »Events: Übersicht« aus.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche »Neues Event«.

Daten

Im ersten Schritt erfassen wir alle relevanten Eckdaten des Events.

• Vergeben Sie einen Eventnamen.
• Ergänzen Sie ggf. eine Bezeichnung für eine Eventreihe, eine Eventnummer und eine relevante Kategorie.
• Fügen Sie Ihrem Event Tags hinzu, damit Sie Ihre Events intern besser organisieren können.
• Klicken Sie in die Zeile Tags, um aus der Liste relevante Tags auszuwählen.
• • Alternativ können Sie ein neues Tag eintragen und durch einen Klick auf »Tag hinzufügen« die Liste erweitern.
• Tragen Sie das Start- und Enddatum sowie die zugehörigen Uhrzeiten ein.
• • Sollte Ihr Event sich über mehrere Tage erstrecken, können Sie unterschiedliche Start- und Endzeiten für den jeweiligen Tag des Events angeben. Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfläche »Unterschiedlich« und vergeben dort die entsprechenden Uhrzeiten.

Bestimmen Sie jetzt den Ort Ihrer Veranstaltung. Geben Sie den Veranstaltungsort und die Adresse für ein Event vor Ort bzw. die Zugangsdaten für ein Online-Event an.

In unserem Beispiel legen wir ein Event »vor Ort« an.

Inhalt

Im nächsten Schritt ergänzen wir alle relevanten Informationen zu dem Inhalt Ihres Events.

• Sie haben die Möglichkeit ein Eventbild und ein Teaserbild Ihrem Event hinzuzufügen.

• Hiernach fügen Sie Ihrem Event eine Kurzinfo, Beschreibung und ggf. Downloads hinzu.

Für das Beschreibungsfeld erscheint eine Schnellformatierungsleiste, die Ihnen verschiedene Möglichkeiten bietet Ihren Text zu formatieren.

• Abschließend können Sie die Informationen einer Kontaktperson hinterlegen, die als Ansprechpartner für Ihr Event dient.

Sofern Sie bereits einen oder mehrere Kontaktbanner in den Einstellungen angelegt haben, können Sie diese per Auswahlliste auswählen.

• Klicken Sie auf "Kontaktbanner anzeigen".
• Tragen Sie die relevanten Informationen und Kontaktdaten ein.
• Ergänzen Sie ggf. ein Bild.

Organisation

Im nächsten Schritt tragen Sie alle relevanten Personen des Event-Teams ein.

Anmeldung

Im nächsten Schritt erledigen Sie alle Einstellungen, die die Anmeldung zu Ihrem Event betreffen. Diese Einstellungen betreffen die Art und Weise, wie sich Ihre Teilnehmer und Teilnehmerinnen zu Ihrem Event anmelden können.

Zur Auswahl stehen Ihnen die Anmeldung via Ihrer Event-Webseite, die Option "Sonstige" ermöglicht die Anmeldung über einen Anmeldelink, den Sie hinterlegen müssen und die Option "Ohne Anmeldung" schaltet die Anmeldefunktion für Ihr Event aus.

• Entscheiden Sie die Art der Anmeldung zu Ihrem Event.
• Wir wählen hier exemplarisch die Option "Event-Webseite.
• Wählen Sie als nächstes ein Anmeldeformular für Ihr Event aus.

Die Optionen unterscheiden sich hinsichtlich der Erfassung geschäftsrelevanter Informationen Ihres Teilnehmers.

• Wählen Sie ggf. eine Felder-Sammlung aus.
• Tragen Sie einen Anmeldeschluss für Ihr Event ein.

Jetzt tragen Sie die Eckdaten für die Tickets Ihres Events ein.

• Legen Sie den Wert für die Mindestzahl und Maximalzahl der Teilnehmer fest.
• Wählen Sie den geeigneten Mehrwertsteuersatz fest.
• Vergeben Sie die relevanten Ticketarten Ihrer Veranstaltung.
• • Dazu zählt, ob das Ticket bezahlt oder kostenfrei ist und ob diese sofort in den Verkauf gehen.
• Tragen Sie den relevanten Ticketnamen, die Ticketmenge und den Brutto-Ticketpreis ein. Ergänzen Sie ggf. eine Beschreibung für das jeweilige Ticket.
• Wählen Sie die Stornobedingungen, die für dieses Event gelten sollen.

• Entscheiden Sie, ob die Buchungen über Zahlung auf Rechnung oder Online Zahlung erfolgen kann und soll.

Im Falle der Bezahlung auf Rechnung, geben Sie an, wann der Ticketversand erfolgen soll.

Entweder "Nach Bezahlung", dann müssen Sie den Versand des Tickets auslösen oder "Sofort", dann erhält der Kunde sein Ticket unmittelbar nach der Buchung, aber u.U. noch vor Eingang der Zahlung.

• Hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse, an die die Aufforderung für die Rechnungserstellung gehen soll.

Findet Ihr Event vor Ort statt, können Sie die Einlasskontrolle aktiveren, um Tickets via QR-Code zu scannen mit der App »cobra Event Scan«.

E-Mails

Im nächsten Schritt entscheiden Sie über den Ton bzw. Anredestil Ihrer E-Mailkommunikation.

• Vergeben Sie eine Anredeform für Ihre E-Mails und

• Fügen Sie eine Signatur Ihren zukünftigen E-Mails hinzu.

• Entscheiden Sie, ob und wann Ihre Teilnehmer eine Erinnerung an das anstehende Event erhalten sollen.

Übersicht

Abschließend gelangen Sie zur Übersicht Ihres Events.

• Speichern Sie Ihren Entwurf.

Sie haben Ihr Event erfolgreich erstellt und Sie können nun jederzeit Ihre Eventseite nachträglich bearbeiten.

Veröffentlichen

Sind Sie zufrieden mit Ihren Eingaben, dann:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Veröffentlichung planen".
• Entscheiden Sie, ob Sie Ihr Event öffentlich sichtbar machen wollen - also auf Ihrer Eventwebseite veröffentlichten. Oder ob Ihr Event als privater Link geteilt wird.
• Wählen Sie die relevante Event-Webseite zur Veröffentlichung aus.
• Geben Sie an über welchen Zeitraum Sie das Event online stellen möchten.
• Klicken Sie abschließend auf "Veröffentlichen".

Sie haben Ihr Event erfolgreich veröffentlicht.

Ihr Event finden Sie in der Event-Übersicht wieder.